¿Qué Es Una Nómina?

¿Qué es una nómina?

La nómina es lo que una empresa tiene que pagar a sus empleados durante un período determinado o una fecha determinada. Suele ser gestionado por el departamento de contabilidad o de recursos humanos de la empresa. La nómina de una pequeña empresa puede ser manejada directamente por el propietario o socio.

La nómina se subcontrata cada vez más a empresas especializadas que manejan el procesamiento de la nómina, los beneficios de los empleados, los seguros y las tareas contables, como la retención de impuestos. Muchas empresas fintech de nómina, como Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel y Wagestream, están aprovechando la tecnología para agilizar el proceso de nómina. Estas soluciones brindan a los empleados una mayor comodidad y velocidad, y documentación digital relacionada con la nómina con servicios innovadores habilitados por tecnología necesarios en la economía de los conciertos y la subcontratación.

La nómina también puede referirse a una lista de los empleados de la empresa y el monto de la compensación para cada uno. Los salarios son un gasto importante para la mayoría de las empresas y casi siempre son deducibles, lo que significa que el gasto se puede deducir de los ingresos brutos, lo que reduce los ingresos imponibles de la empresa. 1 La nómina puede variar para el pago de horas extras, el pago por enfermedad y otras variables debido al pago de horas extras, el pago por enfermedad y otras variables.

• La nómina es lo que una empresa tiene que pagar a sus empleados durante un período determinado y en una fecha determinada.
• El proceso de nómina puede incluir el seguimiento de las horas de los empleados, el cálculo de los salarios y la distribución de pagos mediante depósito directo o cheque.
• Sin embargo, las empresas también deben llevar contabilidad y mantenimiento de registros, y reservar dinero para Medicare, el Seguro Social y los impuestos de desempleo.
• Si las empresas no quieren hacerlo por sí mismas, pueden utilizar servicios profesionales y subcontratar la nómina o utilizar un software basado en la nube.
• El cálculo de la nómina involucra muchos componentes y puede ser complejo.

Comprender la nómina

La nómina es el proceso de pagar a los empleados de una empresa, incluido el seguimiento de las horas trabajadas, el cálculo de los salarios de los empleados y la distribución de los pagos mediante depósito directo en las cuentas bancarias o cheques de los empleados. Sin embargo, las empresas también deben realizar funciones de contabilidad para registrar salarios, retenciones de impuestos, bonificaciones, pago de horas extras, licencia por enfermedad y pago de vacaciones. Las empresas deben reservar y registrar los montos a pagar al gobierno por concepto de Medicare, Seguro Social e impuestos de desempleo.

Muchas empresas utilizan soluciones de software para gestionar su nómina. Los empleados ingresan sus horas a través de la API y su pago se procesa y deposita en sus cuentas bancarias.

Muchas empresas medianas y grandes subcontratan los servicios de nómina para simplificar el proceso. Los empleadores realizan un seguimiento de las horas trabajadas por cada empleado y pasan esta información al servicio de nómina. El día de pago, el servicio de nómina calcula el monto total adeudado al empleado según la cantidad de horas o semanas trabajadas y la tasa de pago durante el período de pago. El servicio deduce impuestos y otros impuestos de retención de los ingresos y luego los paga a los empleados.

artículos de atención especial

Los empleadores con ventas brutas anuales de $500,000 o más están sujetos a los requisitos de la Ley de Normas Laborales Justas de 1938 (FLSA). 23 Esta es una ley estadounidense que protege a los trabajadores de ciertas prácticas salariales injustas. FLSA ha establecido varias regulaciones laborales, que incluyen salarios mínimos, requisitos de pago de horas extras y restricciones al trabajo infantil. Por ejemplo, las reglas de la FLSA dictan cuándo los trabajadores se consideran horas extra y cuándo se deben pagar las horas extra. 4

La ley requiere que las horas extras (trabajar más de 40 horas por semana) se paguen a una vez y media la tarifa por hora regular. Algunos empleados están exentos de la FLSA, que no se aplica a los contratistas independientes o voluntarios porque no se consideran empleados. 4

Algunos trabajadores por hora no están cubiertos por la FLSA pero están sujetos a otras regulaciones. Por ejemplo, los trabajadores ferroviarios se rigen por la Ley de Trabajo Ferroviario y los camioneros se rigen por la Ley de Transporte Motorizado. 56

La FLSA también regula cómo se tratan los trabajos que se compensan principalmente a través de propinas. Para los trabajadores de servicios que reciben propinas, los empleadores deben pagar a los empleados el salario mínimo a menos que reciban regularmente más de $30 por mes en propinas.

Pros y contras de usar servicios profesionales de nómina

Un beneficio importante de los servicios de nómina es su capacidad para generar una variedad de informes que simplifican los procedimientos contables y ayudan a las empresas a garantizar que cumplan con los requisitos legales y de declaración de impuestos. El servicio de nómina también puede mantener registros de la cantidad de vacaciones o tiempo personal que han utilizado los empleados.

En el lado negativo, cuando las empresas subcontratan sus sistemas de nómina, tienen que depender de personas ajenas a la empresa para llevar una contabilidad precisa. Cuando algo sale mal, el personal de campo de la empresa tiene que lidiar con empleados angustiados. Las empresas también pueden enfrentarse a sanciones fiscales por errores en los servicios de nómina.

Otro inconveniente es que los servicios de nómina son más caros que ejecutar los servicios de nómina internamente. Estos servicios pueden cobrar una tarifa mensual fija u ofrecer diferentes estructuras de pago para diferentes niveles de servicio. Debido al costo, los servicios de nómina pueden no ser la mejor opción para pequeñas empresas con presupuestos operativos ajustados.

Ventajas de los servicios profesionales de nómina

• Acceder a varios informes

  Simplifique la contabilidad y el cumplimiento fiscal

• Tiempo de vacaciones de los empleados y registros de tiempo personal

Desventajas de los servicios profesionales de nómina

• La información financiera y fiscal se mantiene confidencial de las personas ajenas a la empresa.

  El personal interno aún debe ayudar a los empleados con problemas de nómina.

• Las empresas pueden enfrentarse a sanciones fiscales por errores en los servicios de nómina.

• Los servicios de nómina pueden ser costosos, lo cual es una preocupación para las pequeñas empresas.

A medida que crece una empresa, sus necesidades contables se vuelven más complejas. Las empresas más grandes pueden necesitar invertir en sistemas personalizados de planificación de recursos empresariales (ERP) para sus funciones de contabilidad y nómina.

Programa de software de nómina

Algunas empresas no utilizan servicios de nómina especializados, sino que optan por confiar en los programas de software de nómina. Después de que la empresa compra el software, no hay una tarifa mensual adicional. Los programas de software a menudo incluyen formularios de impuestos imprimibles y formularios de retención de impuestos.

Además de ahorrar dinero, un sistema de nómina interno puede ayudar a las empresas a mantener privada la información financiera confidencial. Sin embargo, los programas de software pueden consumir mucho tiempo, lo que puede causar problemas a las pequeñas empresas con pocos empleados.

Los propietarios de pequeñas empresas se benefician del software de contabilidad porque les ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, medir su rentabilidad y prepararse para la temporada de impuestos. Una pequeña empresa es aquella que puede usar software listo para usar sin una gran personalización. A medida que las empresas crecen, sus necesidades de contabilidad se vuelven más complejas y, a menudo, requieren sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) personalizados.

Hay muchos tipos diferentes de software de contabilidad basado en la nube disponibles para pequeñas empresas. El tipo de industria y el número de empleados son dos factores que determinan qué software de contabilidad es adecuado. Por ejemplo, los autónomos no necesitan las mismas funciones de software de contabilidad que los propietarios de restaurantes.

Investopedia revisó el software de nómina y contabilidad para pequeñas empresas y evaluó su costo, facilidad de uso, funcionalidad, integración y escalabilidad. QuickBooks Online se considera el mejor software general, mientras que Xero se considera el mejor software para propietarios de microempresas. FreshBooks es mejor para empresas basadas en servicios y QuickBooks Self-Employed es mejor para autónomos a tiempo parcial, pero Wave es el mejor software gratuito.

Cómo calcular el impuesto sobre la nómina

La forma en que calcule los impuestos sobre la nómina dependerá de su empresa y de las leyes locales. Sin embargo, aquí hay algunas pautas generales proporcionadas por QuickBooks. El primer paso es calcular el salario bruto del empleado. 7

1. Calcular el salario bruto del empleado

Puede usar la tasa de pago del empleado y su período de pago programado para determinar el pago total del empleado. La mayoría de las empresas pagarán a sus empleados semanal, quincenal o mensualmente. Para calcular el salario bruto de un empleado por hora, multiplique las horas trabajadas en un período de pago por su tasa de pago por hora. La fórmula es la siguiente:

Tarifa por hora x total de horas trabajadas en el período de pago = salario bruto

Para calcular el salario bruto de un empleado asalariado, divida su salario anual por el número de períodos de pago en un año. La fórmula es la siguiente:

Salario anual / período de pago anual = salario total

P.ej. Un empleado gana $50,000 al año. Su empresa paga a los empleados quincenalmente por un total de 26 períodos de pago. Por lo tanto, el salario total del empleado es de $1.923,08.

2. Deducción de deducciones fiscales

Después de haber determinado su salario bruto, deberá tomar la deducción. Estas son deducciones fiscales, pero también pueden aplicarse otras deducciones antes de impuestos. Las deducciones fiscales incluyen:

• 401(k) y algunos planes de jubilación
• plan de seguro de salud
• Cuenta de ahorros para la salud (HSA) o cuentas de gastos flexibles (FSA) Contribuciones
• algunos planes de seguro de vida

3. Deducciones fiscales (FICA, paro e IRPF)

Después de deducir las deducciones antes de impuestos, se gravará el resto del salario. La tasa FICA es 7.65% - Medicare es 1.45% y la Seguridad Social es 6.2%. 8 Otras tarifas serán determinadas por la ley federal, estatal o local y el formulario W-4 de su empleado.

Use el formulario de impuestos del IRS para calcular el impuesto federal sobre la renta. En la mayoría de los casos, pagará impuestos federales cuando pague los impuestos del Seguro Social y Medicare. Reporte todos los pagos en el Formulario 941.9 del IRS

Del salario bruto del empleado se descuenta el 7,65% del impuesto FICA. Como empleador, debe igualar las contribuciones de cada empleado. Las empresas envían contribuciones de empleados y empresas al Seguro Social y Medicare.

Por ejemplo, el salario total de un empleado para el período de pago más reciente fue de $1923. Para calcular la contribución de impuestos al Seguro Social de un empleado, multiplique $1,923 por 0.062 para obtener $119.26. Para calcular la contribución fiscal de Medicare de un empleado, multiplique $1923 por 0,0145 para obtener $27,88. La contribución fiscal FICA total del empleado durante el período de pago es de $147,14, que el empleador debe igualar. En este caso, el empleador debe pagar al IRS $294.28. La mitad es un costo directo para la empresa y la otra mitad se descuenta del salario del empleado.

Los empleadores no igualan la deducción del impuesto sobre la renta, pero pagan el impuesto federal de desempleo. El asistente de retención de ingresos del IRS lo ayudará a determinar cuánto deben pagar sus empleados en impuestos federales sobre la renta.

4. Cualquier deducción voluntaria debe deducirse de los salarios restantes

Estos pueden incluir:

• Contribuciones Roth 401(k)
• plan de seguro de vida
• Plan de seguro de discapacidad a largo plazo
• Embargo de salario
• cuotas sindicales

Después de deducir todos los impuestos y deducciones, la cantidad restante es lo que el empleado se lleva a casa el día de pago.

¿Qué es el impuesto sobre la nómina?

Los impuestos sobre la nómina incluyen el Seguro Social, que descuenta el 6,2% de sus ingresos, hasta $132.900. Los impuestos sobre la nómina también pagan el seguro de salud, que deduce el 1,45 % de sus ingresos. Los empleadores también pagan impuestos sobre la nómina. Ellos pagan el 6,2 % de sus ingresos, por lo que el gobierno recibe el 12,4 % de sus ingresos totales y su empleador paga el 1,45 % de sus ingresos a Medicare. 8

¿Qué es la deducción del impuesto sobre la nómina?

Los recortes de impuestos sobre la nómina significarán que se retendrán y deducirán menos impuestos del Seguro Social y Medicare de los cheques de pago. La idea es que los trabajadores y las empresas se lleven a casa un poco más de cada cheque de pago, lo que los alentará a gastar más y estimulará la economía.

¿Qué es una exención de impuestos sobre la nómina?

Una exención de impuestos sobre la nómina es el aplazamiento de la recaudación de impuestos sobre la nómina a una fecha posterior, cuando vencen esos impuestos. El aplazamiento del impuesto sobre la nómina está diseñado para proporcionar a los trabajadores algún alivio financiero temporal al aumentar temporalmente su salario neto.

¿La nómina es parte de recursos humanos o contabilidad?

Si bien la nómina es esencialmente una práctica contable, implica pagar a personas dentro de una empresa, lo que la coloca en el ámbito de los recursos humanos (RRHH). Por lo tanto, la mayoría de las empresas tienen gestión de nómina de recursos humanos y temas relacionados. Sin embargo, algunas empresas pueden albergar la nómina dentro del departamento de finanzas o contabilidad, y algunas empresas más grandes pueden incluso abrir una oficina de nómina separada.

¿Cuál es la diferencia entre nómina y salario?

Es una cuestión de perspectiva: para los empleados, el dinero recibido como compensación de la empresa generalmente viene en forma de sueldos o salarios (junto con bonos, opciones sobre acciones, comisiones, etc.). Para las empresas, estos pagos son gastos registrados como nómina.

línea de fondo

El procesamiento de la nómina es un trabajo complejo y lento que requiere el cumplimiento de estrictas normas federales y estatales. Requiere mucho mantenimiento de registros y atención a los detalles. Las pequeñas empresas a menudo usan software basado en la nube para procesar su propia nómina. Otras empresas optan por externalizar sus funciones de nómina o invertir en sistemas ERP integrados que gestionan la contabilidad general y la nómina.